Notice explicative pour le remplissage du dossier de demande d’aide LEADER obs

La présente notice a pour objectif de vous informer sur les modalités d’attribution d’une aide FEADER dans le cadre du Programme LEADER et de vous accompagner dans le renseignement de votre formulaire de demande de subvention FEADER. Sa codification renvoie à la liste des pièces justificatives jointe au formulaire de demande de subvention.

Une attention particulière doit être portée sur les engagements à respecter tout au long du projet et aux points de vigilance à anticiper pour garantir l’éligibilité du projet au moment de la demande de paiement dans le cas où votre opération se verrait attribuer une aide au titre du FEADER.

L’équipe LEADER est à votre disposition pour de plus amples informations.

1ère partie - Identification du demandeur

1. Enregistrement au répertoire SIRENE (n° de SIRET)

Pour les personnes morales, le numéro SIRET est obligatoire pour bénéficier d’une aide publique. Si vous ne disposez pas d’un numéro de SIRET, vous pouvez en solliciter la création auprès de la direction régionale de l’INSEE : en savoir plus.

A l’appui de votre demande de subvention, vous devez donc fournir un avis de situation daté de moins de 3 mois par rapport à la date de dépôt de votre demande d’aide. Ce document est directement téléchargeable sur le site : avis-situation-sirene.insee.fr.

2. Capacité du représentant légal à engager la responsabilité de la structure pour l'opération

La notion de représentant légal est une notion essentielle en matière de droit. Les pouvoirs publics, avant d’allouer une aide financière, doivent s’assurer que la personne physique qui signe la demande de subvention, a bien la capacité légale à engager la personne morale qu’elle représente.

La délégation de signature est un acte juridique par lequel une autorité administrative charge une autre autorité, qui lui est hiérarchiquement subordonnée, d’agir en son nom, dans un cas ou une série de cas déterminés. Une délégation de signature ne peut pas transférer l’ensemble des pouvoirs de l’autorité délégante au délégataire. L’acte portant délégation de signature doit donc préciser les attributions pour lesquelles cette délégation est accordée.

3. Responsable du projet

Vous devez identifier au sein de votre structure la personne référente pour le projet afin de faciliter le montage du dossier, le suivi et la gestion financière de l’opération. Il s’agit de l’interlocuteur privilégié de l’équipe LEADER.

4. Coordonnées bancaires

Il est indispensable que le GAL dispose du n° IBAN inscrit sur votre relevé d’identité bancaire afin de le relayer à l’Autorité de Gestion des Hauts-de-France. En cas de changement de compte bénéficiaire, veillez à l’en informer dès que possible en transmettant le nouveau RIB/IBAN.

2A/2b - Caractéristiques de votre projet

1. Type de projet

La nature matérielle (travaux, achat de matériel et équipement…), immatérielle (prestation intellectuelle, de service, animation, coordination…) ou mixte du projet peut influer sur les modalités de financement, notamment sur le montant maximal d’aides publiques mobilisables sur le projet.

Il en est de même s’il s’agit d’une opération d’investissement, de fonctionnement ou mixte. Vous devez donc cocher ces éléments en fonction de la nature de votre opération. L’article L1111-10 du CGCT prévoit, sauf dérogation, que “toute collectivité ou tout groupement de collectivités, maître d’ouvrage d’une opération d’investissement, doit assurer une participation minimale au financement de ce projet fixée à 20 % du montant total des financements apportés par des personnes publiques à ce projet.”

2. Localisation du projet

Pour les projets d’investissement matériel, indiquez le lieu précis de l’investissement. Celui-ci doit être inclus dans le périmètre territorial du Pays Chaunois.

Pour les actions immatérielles, indiquez la commune de référence du projet : soit la commune de réalisation si le périmètre est communal, soit la commune du siège de la structure maître d’ouvrage.

Le code INSEE, disponible sur le site Internet insee.fr, est demandé pour le traitement statistique des données.

3. Présentation du projet

L’opération pour laquelle vous sollicitez un financement du FEADER peut s’inscrire dans un projet plus global, se décliner en actions, et se réaliseR dans une période définie. Pour permettre au service instructeur de mieux connaître votre projet, vous devez décrire le projet pour lequel vous sollicitez une aide (contexte, état des lieux, objectifs à atteindre, moyens dédiés). Cette description, ainsi que le rayonnement territorial du projet pourront être étayés dans le fiche de présentation et de sélection du projet qui complète la demande d’aide.

Pour les projets nécessitant des autorisations administratives particulières, celles-ci devront avoir été obtenues pour permettre l’instruction du dossier de demande de subvention (exception pour les permis de construire : l’arrêté de permis de construire ou autre autorisation d’urbanisme accordée n’est pas une pièce obligatoire au stade de l’instruction mais devra être obtenue avant l’engagement comptable et juridique du FEADER).

4. Territoire couvert par le projet

Il s’agit ici d’indiquer le rayonnement de l’opération à des fins de traitement statistique pour l’évaluation du programme. Cette information peut être étayée par tout document comme une liste des communes, une annexe cartographique, la dénomination du territoire – Pays, PNR, EPCI, etc. – mentionnée dans la présentation résumée du projet.

5. Calendrier Prévisionnel de réalisation

Le début du projet correspond à la date d’engagement des premières dépenses pour sa réalisation (signature d’un devis, bon de commande, contrat, etc.). Les dépenses engagées avant cette date seront écartées lors de l’instruction.

La date de fin de projet s’entend comme la date de fin effective de la réalisation du projet (fin d’un événement, inauguration d’une construction ou d’un équipement, lancement d’un produit, etc.). Il est recommandé d’anticiper autant que possible les éventuels retards ou contre-temps de réalisation. Après instruction du dossier, la date de fin de projet aura une valeur contractuelle : par conséquent, toute modification nécessitera la rédaction d’un avenant, sous réserve d’une décision favorable du Comité de Programmation.

Dans la décision d’attribution, il vous est accordé un délai – généralement de 6 mois après la date de fin de réalisation du projet – pour vous acquitter des dernières dépenses et formuler la demande de paiement de solde de l’aide LEADER.

2C - Les indicateurs de résultats

Tout projet implique la définition d’indicateurs de suivi et de pilotage. Ces indicateurs permettent de rendre compte de l’état d’avancement du projet et contribuent à la prise de décision en permettant de tirer des enseignements ou d’émettre des alertes. Le choix des indicateurs dépendent des objectifs du projets.

Les indicateurs de résultats permettent de mesurer l’impact immédiat et vérifiable de votre projet.

En sollicitant une aide financière du programme LEADER, votre projet doit répondre aux objectifs fixés par les acteurs locaux. Par conséquent, les indicateurs que vous définissez doivent permettre de rendre compte de l’état d’avancement du programme LEADER.

Vous devez donc, a minima, prévoir des indicateurs qui permettront de répondre à un ou plusieurs des indicateurs définis par le Pays Chaunois pour le programme LEADER (uniquement quand ils sont pertinents avec votre projet) :

    • Nombre de conventions de partenariats signées (dans le cadre du projet) ;
    • Nombre de bénéficiaires des actions financées ;
    • Nombre de réunions d’information ou de sensibilisation des acteurs du territoire ;
    • Nombre de services existants ayant élargi leur gamme de prestation ou s’appuyant sur de nouveaux outils ;
    • Nombre d’opérateurs de service impliqués et nature des opérateurs ;
    • Nombre de services créés non-existants sur le territoire ;
    • Nombre de services implantés sur les territoire les plus dépourvus ;
    • Fréquentation des opérations touristiques financées (événéments, parcours, etc.) ;
    • Mise en réseau des sites touristiques et de loisirs ;
    • Reconduction et régularité des événements financés ;
    • Type de public touchés par les opérations financées ;
    • Nombre et nature des supports de communication créés ;
    • Nombre de projets mettant en valeur le territoire ;
    • Nombre de publics impactés par les dispositifs de communication (fréquentation de sites Internet, documents/plaquettes distribuées, statistiques réseaux sociaux, etc.)

L’équipe LEADER du Pays Chaunois peut vous accompagner dans la définition des indicateurs de résultats, notamment pour s’assurer qu’ils puissent être renseignés. De manière générale, il est recommandé de définir quelques indicateurs, faciles à renseigner plutôt qu’une pléthore.

2D - Prise en compte des principes horizontaux de l'Union EuropÉenne

La Stratégie de l’Union Européenne a pour objectif « une croissance “intelligente, durable et inclusive” ». Déclinée dans les règlements européens, ceux-ci posent trois principes dits « horizontaux » qui doivent être pris en compte par tous les projets soutenus par les fonds européens dans le cadre de la programmation 2014-2020.

Ceux-ci sont définis dans le Règlement (UE) N°1303/2013 du Parlement Européen et du Conseil du 17 décembre 2013 :

    • Égalité entre les hommes et les femmes (article 7) :  Les États membres et la Commission veillent à ce que l’égalité entre les hommes et les femmes et l’intégration de la perspective de genre soient prises en compte et favorisées tout au long de l’élaboration et de la mise en œuvre des programmes, y compris en ce qui concerne le suivi, l’établissement de rapports et l’évaluation.
    • Égalité des chances et non-discrimination (article 7) : Les États membres et la Commission prennent les mesures appropriées pour prévenir toute discrimination fondée sur le sexe, la race ou l’origine ethnique, la religion ou les convictions, le handicap, l’âge ou l’orientation sexuelle lors de l’élaboration et de la mise en œuvre des programmes. En particulier, l’accessibilité pour les personnes handicapées est prise en compte tout au long de la préparation et de la mise en œuvre des programmes.
    • Développement durable (article 8) : Les États membres et la Commission veillent à promouvoir les exigences en matière de protection environnementale, l’utilisation rationnelle des ressources, l’atténuation des changements climatiques et l’adaptation à ceux-ci, la biodiversité, la résilience face aux catastrophes ainsi que la prévention et la gestion des risques lors de l’élaboration et de la mise en œuvre des accords de partenariat et des programmes.

Lors de votre demande de subvention, il vous est demandé d’expliquer comment un ou plusieurs de ces principes horizontaux est pris en compte dans l’opération. Cela peut se faire de façon :

    • directe : il s’agit de l’objet même de votre projet ou de l’un de ses objets
    • indirecte : le principe ne se vérifie pas dans le projet financé, mais le contexte général et/ou votre structure (votre organisation interne) y contribuent.

Les inégalités entre les femmes et les hommes se réduisent, mais l’égalité n’est pas encore atteinte :

  • En moyenne, les Européennes vivent 82,6 années et les Européens 76,7 années. Sept années séparent les femmes et les hommes en France et en Roumanie, quatre années en Suède ou encore au Royaume-Uni.

  • Dans la plupart des pays européens, le taux de personnes ayant un niveau d’études supérieur est plus élevé pour les femmes que pour les hommes. 24,8 % des Européennes ont un niveau d’études supérieur, contre 22,4 % des Européens.

  • Le taux de pauvreté des femmes est plus élevé que celui des hommes : 10,6 % des Européennes vivent sous le seuil de pauvreté contre 10 % des européens.

  • Les taux de chômage des femmes et des hommes en Europe sont à peu près équivalents – respectivement 9,9 et 9,7 %.

  • Les Européennes gagnaient en moyenne 16,9 % de moins que les Européens en 2009, si l’on compare les taux de salaire horaire.

Il convient donc de trouver des solutions pour pallier ces inégalités.

Contributions directes

Contributions indirectes

Quelques questions à se poser :

  • Observez-vous le ratio hommes-femmes pour les actions menées au sein de votre projet ?

  • Avez-vous prévu de mesurer cette représentation ? A quel moment de la vie de votre projet ?

  • Est-ce que vous veillez à avoir une représentation sexuée équilibrée dans tous les outils de communication de votre projet ?

  • Comment pouvez-vous suivre les actions que vous avez mises en place qui favorisent ou valorisent l’égalité hommes-femmes, qui permettent de lutter contre les stéréotypes ou qui permettent de sensibiliser sur cette question ?

  • Comment envisagez-vous d’en rendre compte à l’issue du projet dans le rapport final ?

Quelques questions à se poser :

  • Mesurez-vous les répartitions en matière d’emploi et de fonction par sexe (% de femmes, % d’hommes) au sein de votre structure ?

  • Avez-vous mis en place des démarches favorisant l’égalité femmes-hommes au sein de votre structure ?

  • Avez-vous prévu un temps de travail dédié à une sensibilisation du personnel de votre structure à l’égalité femmes-hommes ?

Exemples de bonnes pratiques :
  • L’ensemble des actions du projet sont ouvertes aux femmes et aux hommes

  • L’implication des femmes dans des activités « traditionnellement » réservées aux hommes est favorisée

  • Le nombre de femmes et d’hommes bénéficiaires du projet est étudié et comparé au nombre total de bénéficiaires potentiels

  • Les affiches ou plaquettes du projet présentent une répartition équitable entre les femmes et les hommes (valorisation par exemple des femmes dans des métiers souvent représentés comme plutôt masculins)

  • L’accès des femmes à la création d’entreprises est favorisé

  • L’accès des femmes à la formation et à la qualification est favorisé

Exemples de bonnes pratiques :

  • Faciliter la conciliation entre vie professionnelle et vie de famille

  • Répartition équilibrée des emplois et/ou responsabilités entre les femmes et les hommes

  • Forte implication des femmes dans le montage de votre projet

  • Politique interne de lutte contre les stéréotypes

  • Actions de sensibilisation (ex : un guide pratique sur l’égalité hommes-femmes est rédigé, manuel des idées reçues, etc.)

La lutte contre les discriminations est une préoccupation récente. Pendant longtemps, on a cru qu’il suffisait d’affirmer l’égalité comme principe fondateur du vivre-ensemble pour que l’égalité soit réelle. Dans les faits, les personnes handicapées sont tenues éloignées de l’emploi et des responsabilités, indépendamment de leurs capacités à exercer un emploi ou une responsabilité : si la loi fixe depuis 1987 un quota de 6 % de travailleurs handicapés dans les entreprises de plus de 20 salariés et dans les administrations publiques, force est de constater que nous n’en sommes toujours qu’aux environs de 2,7 %. La Halde a montré (étude ASDO, 2006) qu’une femme seule avec enfants avait trois fois moins de chances et une personne de couleur neuf fois moins de chances d’obtenir la visite d’un logement à louer que le candidat de référence (homme blanc) à revenu et garanties identiques.

L’égalité des chances et la non-discrimination luttent contre toutes discriminations fondées sur le sexe, la race, l’origine ethnique, la religion, les convictions, le handicap, l’âge, l’orientation sexuelle, l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap.

Il convient de se mobiliser pour lutter contre les discriminations de manière générale, en proposant des solutions concrètes dans les projets financés par des fonds européens.

Contributions directes

Contributions indirectes

Quelques questions à se poser :

  • Votre projet intègre-t-il des moyens de connaissance et de mesure de la discrimination, des inégalités, du niveau de mixité ?

  • Votre projet comporte-t-il des actions particulières visant les publics défavorisés parmi le public touché (lieux, tarifs, services, accès, etc.) ?

  • Votre projet a-t-il un impact sur l’emploi de publics défavorisés (exemple : le recrutement de personnes en insertion ou le recrutement de personnes éloignées de l’emploi) ?

  • Votre projet favorise-t-il la mixité sociale ?

  • Avez-vous mis en place d’autres actions spécifiques permettant de lutter contre toutes les formes de discrimination (handicap, sexe, origine ethnique, religion ou croyance, âge ou orientation sexuelle, etc.) ?

Quelques questions à se poser :

  • De quelle manière votre structure prend-elle en compte en interne le principe de l’égalité des chances et de la non-discrimination ?

  • Votre structure mène-t-elle des actions visant à réduire les discriminations et favoriser l’égalité des chances ? Si oui, lesquelles ? (Ex : mise en place du cv anonyme, promotion interne, etc.)

  • Votre structure emploie-t-elle des salariés en contrats aidés (dispositifs territorialisés, contrats d’insertion, etc.) ? Si oui quelle est la part d’emplois concernés au sein de votre structure en % ?

  • Avez-vous déjà initié une démarche de réflexion type « responsabilité sociale des entreprises » ?

  • Utilisez-vous des critères de sélection de vos fournisseurs respectant le principe de l’égalité des chances et de la non-discrimination ?

  • Avez-vous prévu un temps de travail dédié à une sensibilisation du personnel de votre structure à l’égalité des chances et à la non-discrimination ?

Exemples de bonnes pratiques :
  • Mise en place d’actions particulières à destination des publics défavorisés parmi le public touché (lieux, tarifs, services, accès, …)

  • L’embauche de publics défavorisés est facilitée

  • Mise en place d’actions d’accompagnement, d’accueil de publics défavorisés, etc.

  • D’une manière générale, le porteur du projet a réfléchi à la participation potentielle de personnes handicapées aux différentes actions du projet, etc. (Ex : Accessibilité des locaux)

Exemples de bonnes pratiques :

  • Le CV anonyme est mis en place

  • La structure emploie/recrute des personnes en insertion ou éloignées de l’emploi (chômeurs de longue durée, etc.)

  • Mise en place en interne d’actions spécifiques pour lutter contre toutes les formes de discriminations (CV anonyme, Label de la diversité, non restriction des adhésions, etc.)

La protection de l’environnement est devenue une préoccupation majeure depuis la fin des années 1980. La qualité de notre environnement détermine notre qualité de vie et préfigure la qualité de vie des générations futures. Dans l’optique de conserver cette qualité de vie, il convient de trouver des solutions pour réduire les risques liés au changement climatique et l’impact du réchauffement climatique. La préservation des ressources naturelles et de la biodiversité constitue un préalable à un modèle de développement durable. Elles contribuent ainsi à la qualité de l’environnement de vie. Il convient d’accompagner et de soutenir cette démarche environnementale au travers des projets financés par des fonds européens.

Contributions directes

Contributions indirectes

Quelques questions à se poser :

  • Votre projet contribue-t-il à faire connaître la dimension environnementale du développement durable ?

  • Prévoit-il des actions de promotion et de sensibilisation du développement durable ? Si oui, de quelle manière ?

  • Votre projet contribue-t-il directement à la protection de l’environnement (réduction des émissions de gaz à effet de serre, protection de la biodiversité et du patrimoine naturel, préservation des ressources, etc.) ou prend-il en compte ces enjeux ?

  • Comment pouvez-vous suivre les actions que vous avez proposées ou prises en compte en matière de protection de l’environnement et comment envisagez-vous de les restituer à l’issue de votre projet dans le rapport final ?

Quelques questions à se poser :

  • Avez-vous déjà initié une démarche générale en faveur de l’environnement (certification écolabel ou équivalent) ? Si oui, laquelle ou lesquelles ?

  • Avez-vous déjà initié une démarche particulière dans un domaine spécifique (réduction des consommations et des déchets, eau, gaz, électricité, ordures, papiers, parc de véhicules professionnels, protection de la biodiversité et des ressources naturelles…) ?

  • Favorisez-vous les alternatives à la voiture individuelle (covoiturage, transports en commun, vélo…) pour les personnes travaillant dans votre structure ?

Est-ce que votre structure a pris en compte la préservation de l’environnement lors du montage de votre projet ?

  • Lors du montage de votre projet, comment vous êtes-vous renseignés sur la question de l’environnement (documentation, site internet, rendez vos avec un spécialiste du sujet, etc.) ?
  • Lors du montage de votre projet, comment avez-vous pris en compte la préservation de l’environnement ?
  • Avez-vous identifié les questions environnementales spécifiques à votre secteur d’activité ?
Exemples de bonnes pratiques :
  • Le projet favorise les transports alternatifs

  • Le projet fait l’objet d’un bilan carbone

  • Le projet est étudié au regard des effets sur le changement climatique

  • Le projet contribue à produire ou diffuser des connaissances sur le changement climatique, la protection de la biodiversité ou des ressources naturelles

  • Le projet préserve ou valorise le patrimoine naturel

  • Le projet intègre des enjeux liés au changement climatique (réduction des déplacements ou limitation des approvisionnements, réduction d’énergie fossile, production d’énergie de source renouvelable)

  • Votre projet a bénéficié d’un accompagnement sur le sujet environnemental (avis d’experts environnementaux ADEME, DREAL, Agence de l’eau, bureaux d’études, etc.)

  • Les déplacements et les consommations d’énergie sont limités au maximum

  • Les circuits courts sont favorisés pour tous types d’approvisionnements

  • Le projet favorise les transports alternatifs

  • Le projet fait l’objet d’un bilan carbone

  • Le projet est étudié au regard des effets sur le changement climatique

  • Le projet contribue à produire ou diffuser des connaissances sur le changement climatique, la protection de la biodiversité ou des ressources naturelles.

Exemples de bonnes pratiques :

  • Recourir aux marchés publics comportant des clauses responsables

  • Les circuits courts sont favorisés pour tous types d’approvisionnements

  • Une démarche générale en faveur de l’environnement a été initiée (certification écolabel ou équivalent, agenda 21, etc.)

  • Une démarche de réduction de la consommation a été initiée dans un domaine spécifique (gaz, électricité, eau, déchets, etc.)

2E - Publicité de la participation européenne

Si vous avez un site Internet, vous avez l’obligation réglementaire de décrire dans un article, une page ou une rubrique dédiée, votre projet en mettant en lumière le soutien de l’Union Européenne. Les logos doivent être visibles dès l’arrivée sur le site à la page d’accueil (si le site est dédié au projet) ou à la page de présentation sans avoir besoin de faire défiler la page pour pouvoir voir le logo : ce quel que soit le montant de votre aide.

Pour les investissements, les actions de communication sont proportionnelles au financement attribué et s’adaptent selon le type d’investissements soutenus :

    • Votre projet bénéficie de moins de 10.000 € de soutien public total ? Apposez un autocollant sur le matériel ou les installations financées dans un lieu visible du public.
    • Votre projet bénéficie d’un soutien public total compris entre 10.000 et 50.000 € ? Apposez de façon permanente une affiche de format A3 dans un lieu aisément visible du public.
    • Votre projet bénéficie d’un soutien public total compris entre 50.000 et 500.000 € ? Affichez un panneau temporaire de dimension importante pendant la durée des travaux et apposez de façon permanente une plaque explicative au format A2 dans un lieu aisément visible du public, au plus tard 3 mois après la fin des travaux.

Le GAL du Pays Chaunois met à votre disposition des modèles d’affiches et de plaques, des autocollants, des affiches plastifiées et des bâches pour événementiels.

Pour les dépenses immatérielles :

    • Dans le cas de publications (étude, rapport, document de communication, création d’un site web, etc) vous devez indiquer clairement sur la page de titre, la participation du FEADER avec la présence des logos.
    • Lors de l’organisation de manifestations (conférences, séminaires, foires, expositions, concours), les organisateurs doivent faire état de la participation du FEADER sur le lieu de la manifestation et sur les documents présentés.
    • Dans le cas des formations, vous devez effectuer la publicité sur les documents diffusés pour les actions dont le montant total éligible est inférieur à 50 000 euros, et apposer en plus une plaque dans le hall d’accueil ou à l’extérieur du centre de formation pour les actions dont le montant total éligible est supérieur ou égal à 50 000 euros.
    • Dans tous les cas, vous devez apposer le logo de l’Europe sur tout document ou support de communication (courrier, brochure d’information, diaporama). Ces obligations s’appliquent aussi aux publications par voie électronique. C’est notamment le cas lorsque des LEADER contribue au financement d’un poste : vous devez apposer une plaque explicative, visible du public.

3A - Dépenses prévisionnelles

1. Principes généraux d'éligibilité des dépenses

Les dépenses sont éligibles si :

    • Elles respectent les dispositions prévues dans les fiches-actions LEADER ;
    • Elles sont liées à l’opération éligible ;
    • Elles sont justifiées par le bénéficiaire (voir modalités détaillées ci-après) ;
    • Elles sont prévues dans l’acte juridique attributif de l’aide européenne ;
    • Elles sont acquittées durant la période d’éligibilité des dépenses retenue dans l’acte juridique attributif de l’aide européenne ;
    • Elles sont supportées par le bénéficiaire ;
    • Les règlementations européennes et nationales relatives à la commande publique, aux aides d’État et à l’environnement, applicables le cas échéant aux opérations et aux bénéficiaires, sont respectées.

1. Montant des dépenses prévisionnelles

Dans le formulaire, il vous est demandé d’inscrire le total des dépenses prévisionnelles en rapportant le montant figurant dans les annexes. A défaut, pour le dépôt initial de votre demande d’aide, vous pouvez communiquer une estimation : une réédition du formulaire permettra d’actualiser les montants sur la base des justificatifs fournis.

Les projets déposés ne doivent pas dépasser un un coût total éligible de 3 millions d’euros.

1.1. Annexe 1 – Dépenses prévisionnelles sur devis

Dans tous les cas, les dépenses doivent être présentées en HT.

Dans le cas où la dépense n’est présentée que partiellement, selon une clé de proratisation déterminée et expliquée (cas d’une éligibilité géographique partielle par exemple), inscrire par dépense le taux de proratisation appliqué et les montants proratisés, dans le tableau 2 « dépenses sur devis proratisées ».

Les maîtres d’ouvrage publics et organismes qualifiés de droit public sont tenus de respecter la réglementation nationale relative au droit de la commande publique (voir points de vigilance ci-dessous et annexe relative au respect du droit de la commande publique).

L’ensemble des demandeurs d’une aide au titre du FEADER doit être en mesure de justifier le caractère raisonnable de la dépense.

Pour tous les maîtres d’ouvrage (y compris les maîtres d’ouvrage publics et organismes qualifiés de droit public), cet élément pourra être vérifié par le service instructeur sur la base de :

    • Au moins 2 devis par dépense présentée comprise entre 1000€ HT et 90 000 € HT
    • Au moins 3 devis par dépense présentée supérieure à 90 000 € HT
    • Un seul devis ou pièce équivalente est requis pour toute dépense inférieure à 1000 € HT

Les seuils sont à considérer par dépense prévue sur le projet, avant application de toute règle de plafonnement ou de proratisation.

1.2. Annexe 2 – Frais salariaux prévisionnels supportés

Les frais de personnel, supportés par le maître d’ouvrage, dédiés à la réalisation de l’opération sont éligibles.
 
    • Indiquer la nature de l’intervention prévue (animation, suivi administratif, communication…)
    • Si l’identification de l’intervenant n’est pas connue, indiquer son niveau de qualification (ingénieur, technicien, agent administratif …)
    • Vous devez indiquer le nombre d’heures travaillées par an attesté par un document probant (protocole d’accord, convention collective, délibération, contrat de travail…). A défaut, le nombre d’heures payées sera pris en référence, soit 1607h pour un temps plein (voir annexe relative à la méthode de détermination du nombre d’heures théoriques travaillées par an)
    • Les coûts salariaux sont estimés par agent intervenant sur l’opération et par année civile (renseigner 1 ligne par agent et par année civile)
    • La période de base peut être inférieure à 12 mois. Elle est déterminée en fonction de la période d’exécution de l’opération. Dans ce cas, précisez les mois concernés (ex: de mars à août)
    • Les frais salariaux liés à l’opération sont calculés à partir du coût horaire déterminé sur la période de base et du nombre d’heures prévisionnel consacré à l’opération.

Les frais salariaux incluent les salaires bruts, les gratifications (ex : stagiaires), les charges liées (taxes individualisées, charges sociales), les traitements accessoires et avantages divers prévus dans les conventions et accords collectifs, contrats de travail, conventions de stage et identifiés dans les justificatifs de dépense. Une marge d’augmentation prévisionnelle des salaires est acceptée dans la limite de 3% par an.

Ces frais sont calculés au prorata du temps consacré à l’opération et justifié. Pour les personnes à temps partiel sur l’opération, un récapitulatif de temps passé sur la période d’exécution de l’opération, daté et signé du salarié et du représentant légal de la structure sera requis au paiement (cf tableau de suivi du temps passé proposé en annexe).

Les prestations d’intérim sont éligibles et à intégrer aux dépenses sur devis, donnant lieu à facturation (Annexe 1).

Les frais de personnel externalisés sont éligibles s’ils sont directement liés à l’opération. Le bénéficiaire s’assure que le sous-traitant s’engage à fournir, à la demande de l’Autorité de gestion, des organismes d’audit et de contrôle, toutes les informations nécessaires concernant les activités de sous-traitance liées à l’opération.

Les emplois aidés (type CAE- CUI, emploi tremplin…) ne sont pas éligibles s’ils sont gagés sur du FSE (Fonds Social Européen). Si ce n’est pas le cas, seule la part non subventionnée sera éligible.

Les aides publiques versées sur ces emplois ne seront donc pas incluses dans le plan de financement de l’opération.

Les frais de structure / coûts indirects de fonctionnement de la structure (eau, électricité, téléphonie, informatique, location et entretien de locaux, dépenses liées au parc de véhicules (hors frais spécifiques à LEADER)) et les contributions volontaires en nature (en travail, en biens, en services) sont inéligibles.

1.2. Annexe 3 – Autres frais supportés par le demandeur

Les frais professionnels sont soit retenus sur la base d’un coût réel, soit sur la base de l’application d’un forfait.

Les dépenses prévisionnelles présentées dans cette annexe seront justifiées sur la base de notes de frais pour le paiement, dans le cas où le projet aura été retenu pour une aide FEADER.

Indiquer la nature de la dépense envisagée ainsi que les pièces justifiant le forfait appliqué (barème de la fonction publique, barème fiscal, ou barème propre à la structure).

1.2. Annexe 4 – Recettes prévisionnelles

Si le projet est générateur de recettes sur sa durée d’exécution, vous devez indiquer dans cette annexe la nature des recettes attendues et un montant prévisionnel.

Aucun autre justificatif n’est attendu à ce stade.

Exemple : l’opération consiste en la réalisation d’un ouvrage, de sa conception (à partir du 01/02/2016) à son impression (31/09/2016). La commercialisation est prévue 1 mois après l’impression (31/10/2016). La période d’exécution de l’opération fixée dans la décision juridique ira du 01/02/2016 au 31/09/2016. Ainsi, les recettes générées par la commercialisation ne seront pas prises en compte dans le plan de financement.

3B - Calendrier prévisionnel des dépenses

Inscrire les dépenses prévisionnelles totales présentées par année civile, selon le calendrier prévisionnel de facturation.

3C - Ressources prévisionnelles du projet

3. Ressources prévisionnelles du projet

3.1. Identification des ressources

Vous indiquerez ici l’ensemble des contributeurs financiers à la réalisation de votre projet, publics et privés (financeurs et montants sollicités ou obtenus et date d’obtention le cas échéant). Le montant global des recettes prévisionnelles doit également y être intégré.

Vous indiquerez également le montant de l’autofinancement mobilisé sur le projet, dans le respect de la réglementation nationale et des règles d’intervention des financeurs.

Le budget prévisionnel de l’opération doit être équilibré en dépenses présentées et en ressources. Ainsi, les ressources déclarées doivent être proratisées le cas échéant pour correspondre aux ressources affectées aux dépenses présentées dans la demande de subvention FEADER.

3. Règles d'intervention du FEADER

3.1. Règles d’intervention du FEADER

Le FEADER ne peut intervenir qu’en contrepartie d’une aide publique nationale (Etat, collectivité territoriale, établissement public, autofinancement des maîtres d’ouvrage publics et OQDP…).

Les modalités d’intervention précises sont indiquées dans l’annexe relative au plan d’actions du GAL. Néanmoins, la réglementation relative aux obligations d’autofinancement des maîtres d’ouvrage publics peut imposer des conditions de financement plus restrictives que celles définies par le GAL.

3. Autres cadres réglementaires pris en compte dans l'élaboration du plan de financement de votre projet

Article L.1111-10 du Code Général des Collectivités Territoriales impose une participation minimale de 20% au financement du projet pour toutes les collectivités territoriales ou leurs groupements lorsqu’ils sont maîtres d’ouvrage d’une opération d’investissement.

Loi MAPTAM du 27 janvier 2014 imposant une participation de la collectivité territoriale ou du groupement, maître d’ouvrage, à hauteur de 30% pour les projets s’inscrivant dans le champ des compétences partagées.

3.3. Recettes Générées

Un projet générateur de recettes nettes est une opération pour laquelle les revenus escomptés sont plus élevés que les coûts d’exploitations prévisionnels.

Les recettes générées par le projet peuvent consister en des ventes, des locations, des services, des droits d’inscription ou d’autres ressources équivalentes générées par l’opération (hors recettes directement liées à l’activité économique exercée).

Vous devez reporter ici le montant des recettes nettes détaillées dans l’annexe 4. Ces recettes seront déduites de l’assiette de calcul de l’aide versée.

Si l’opération que vous réalisez génère des recettes avant la date de fin d’exécution de l’opération et qu’elles ne sont pas liées à votre activité économique principale, le montant de celles-ci doit être déclaré pour le calcul de l’aide au moyen de l’annexe 5.

Les recettes peuvent être déclarées dès la première demande de paiement. Si vous n’avez pas déclaré les recettes générées pour l’opération dans des demandes de paiement intermédiaires, vous devez obligatoirement les déclarer dans la dernière demande de paiement.

3.4. Dépenses non retenues au titre du PDR mais prises en charge par un financeur national, présentées dans la demande de paiement

Vous devez reporter ici le montant des dépenses non retenues au PDR mais prises en charge par au moins un financeur national qui sont détaillées dans l’annexe 5.

3.5. Déclaration des aides effectivement perçues ou encore à percevoir

Vous indiquerez dans ce tableau toutes les aides que vous avez effectivement perçues pour le projet. Vous indiquerez si une aide reste à percevoir d’un financeur en cochant la case de l’aide correspondante.

Pour rappel, l’aide LEADER n’est versée qu’après versement du cofinanceur. Ainsi, est-il demandé de fournir, en pièce justificative, au choix :

    • un état des versements complété par le ou les financeurs (à télécharger ici) qui interviennent sur le projet financé par LEADER. Il faut donc produire autant d’états de versement qu’il y a de financeurs. Ce document doit être signé par le comptable public du financeur.
    • un état des encaissements complété par le bénéficiaire (à télécharger ici). Pour les porteurs privés, il est demandé de fournir une copie du relevé d’identité bancaire présentant de façon distincte chaque versement d’une aide d’un financeur ou, à défaut, de faire signer le document par son expert-comptable ou son commissaire aux comptes.

La certification du versement des aides mobilisées sur l’opération permettra le paiement du FEADER / LEADER.

Doivent également être précisées les contributions privées (dons, mécénat, sponsoring… pour le projet) et prêts aidés obtenus.

Enfin, pour les porteurs publics et Organismes Qualifiés de Droit Public qui appellent des fonds LEADER grâce à leur autofinancement, il convient de préciser le montant dudit autofinancement.

4A - Les engagements du demandeur

1. Dépenses faisant l'objet d'une facturation

Vous devez fournir une copie des factures ou une pièce de valeur probante équivalente, contenant au minimum les informations suivantes :

    • la date d’émission du document
    • le nom du fournisseur ainsi que son adresse : un identifiant prouvant l’existence légale est requis : exemple un N° SIRET ;
    • le nom du destinataire de la facture : ne seront recevables que les factures adressées et acquittées par le bénéficiaire de l’aide ;
    • la nature de la dépense et la quantité (avec l’unité utilisée) ;
    • le montant HT, le taux de TVA et le montant TTC de la dépense (dans le cas d’une exonération de la TVA, la mention« TVA non applicable, art. 293B du Code général des Impôts » doit être précisée) ;
    • le montant des rabais, remises et ristournes.

Par conséquent, une copie d’un reçu, d’une quittance, d’une note de frais, d’un ticket de caisse peuvent être transmis à condition d’avoir l’ensemble des éléments ci-dessus.

Les factures ou pièces équivalentes doivent obligatoirement être acquittées. Les preuves d’acquittement sont :

    • soit une copie des factures ou des pièces équivalentes avec les mentions d’acquittement inscrites par le fournisseur / prestataire. Les mentions d’acquittements sont les suivantes :
      • la présence de la mention « acquittée le » suivie de la date ;
      • le cachet du fournisseur ;
      • la signature du fournisseur.
    • soit la signature du comptable public (si vous êtes un bénéficiaire public), d’un commissaire aux comptes ou d’un expert-comptable sur l’annexe 1 du formulaire de demande de paiement ;
    • soit :
      • si vous êtes un porteur privé : une copie des relevés de compte bancaire correspondants si leurs libellés sont suffisamment explicites pour établir le lien avec le projet. Nous vous recommandons de surligner les dépenses qui concernent le projet et, éventuellement, de masquer les autres informations.
      • si vous êtes un porteur public : une copie du mandat de paiement daté et visé par le comptable public.

Lorsque la dépense est acquittée par chèque, vous devez obligatoirement fournir :

    • une copie de la facture avec les mentions d’acquittement indiquées ci-dessus ET le numéro du chèque ;
    • une copie du relevé bancaire laissant apparaître le décaissement dudit chèque.

Faute de preuve d’acquittement, les dépenses correspondantes seront considérées comme inéligibles et pourront entraîner d’éventuelles sanctions.

En cas de mise à disposition payante de personnel, de matériel ou d’un autre bien, vous devez joindre une copie de la convention de mise à disposition conclue entre vous et l’établissement tiers et une copie de la facture acquittée.

2. Frais salariaux supportés par le bénéficiaire

    • Si vous présentez des salaires, vous devez fournir une copie des bulletins de salaires (ou copie du journal de paie ou de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)) correspondant à la période de réalisation de l’opération dans le formulaire de demande de paiement ainsi qu’une copie de la convention collective de la structure, de l’accord d’entreprise ou des contrats de travail des agents concernés, si ces pièces n’ont pas été fournies avec la demande d’aide ou qu’elles ont été modifiées depuis leur transmission ;
    • Si vous présentez des rémunérations de stagiaires ou d’apprentis, vous devez joindre une copie de la convention de stage ou du contrat d’apprentissage ainsi que tout document permettant d’attester le paiement effectif de ces rémunérations ;
    • Si vous présentez des rémunérations du gérant de la société, vous devez transmettre une copie des statuts de la société ou du procès-verbal de l’Assemblée Générale de la société, si la rémunération a évolué par rapport à la demande d’aide.

L’aide sera calculée sur la base des frais de personnel établis de la manière suivante :

    • un coût horaire sera déterminé en rapportant les coûts salariaux éligibles (cf. 2.1.) à la durée théorique du travail sur la période de référence (cf.2.2.) ;
    • ce coût journalier est multiplié par le nombre d’heures que vous déclarez avoir consacré(e)s à la réalisation de l’opération.

2.1. Justification des coûts salariaux

Les coûts salariaux éligibles au versement de l’aide intègrent les frais de rémunération et les cotisations sociales patronales et salariales qui y sont liées.

Ils intègrent également les traitements accessoires prévus dans le contrat de travail ou dans la convention collective. Il s’agit des primes ou indemnités pour sujétions, risques, pénibilités ou indemnités attachées à une fonction particulière. Ils sont à justifier par l’envoi d’un contrat de travail, d’un extrait de la convention collective appliquée au sein de la structure ou un extrait des statuts de la structure si ces pièces n’ont pas été transmises au moment de la demande d’aide.

Les taxes et les charges sociales sur les salaires sont également éligibles : taxes sur salaires, cotisations à la médecine du travail, participation financière de l’employeur à la formation continue et 1% logement. Si ces dépenses ne sont pas inscrites sur le bulletin de salaires, elles peuvent être justifiées par un document venant des services fiscaux ou sociaux attestant de l’acquittement des dépenses et le cas échéant le calcul du montant présenté à l’aide, ou par une attestation du comptable public d’un expert-comptable ou d’un commissaire aux comptes donnant les mêmes informations.

En cas de prime annuelle présentée pour le paiement du solde, il faut rajouter une ligne de frais salariaux pour chaque demande de paiement antérieure. Chaque ligne doit correspondre à la proratisation de la prime annuelle en fonction du nombre de jours de la période indiquée dans chaque demande de paiement antérieure.

2.2. Détermination de la période de référence :

La période de référence correspond à la période pour laquelle vous déclarez dans votre demande de paiement les dépenses de rémunération des salariés. La période de référence est déterminée par les bulletins de salaires joints à la demande de paiement. Cette période de référence est exprimée en mois.

Vous devez fournir, pour chaque salarié, l’intégralité des contrats couvrant la période de référence.

3. Autres dépenses supportées par le bénéficiaire (frais de transport, hébergement, restauration, etc.)

Les frais de transport, hébergement, restauration sont éligibles s’ils sont en lien direct avec l’opération et justifiés comme tels. Si les dépenses de frais de déplacement que vous présentez sont :

    • payées directement par votre structure : vous devez joindre une copie de la facture (ou équivalent). Pour plus d’explications, consulter la rubrique relative aux « dépenses faisant l’objet d’une facturation » de cette notice.
    • remboursées au salarié au coût réel de la dépense : vous devez joindre une copie de la note de frais.
    • remboursées au salarié sur la base d’un forfait : vous devez joindre une copie du document fixant les coûts forfaitaires (convention collective, barème, procès-verbal d’assemblée générale, délibération…) et une copie de l’état des frais (note de frais ou pièce équivalente). Il n’est pas nécessaire de fournir ces documents s’ils ont déjà été transmis avec la demande d’aide et n’ont pas été modifiés depuis, ou si vous utilisez le barème de la fonction publique ou le barème fiscal (fixé par bulletin officiel du Ministère des Finances). C’est notamment le cas, à défaut de barème interne à la structure, pour la prise en compte des indemnités kilométriques.
    • basées sur l’utilisation d’un véhicule de service ou de fonction : vous devez joindre une copie de la carte grise du véhicule, un justificatif des distances parcourues et une copie du document fixant les coûts forfaitaires (convention collective, barème, procès-verbal d’assemblée générale, délibération…).

Dans les trois premiers cas, la dépense présentée doit être acquittée.

4. Autres pièces justificatives à fournir

  • Contribution en nature du bénéficiaire : si nécessaire, des pièces complémentaires peuvent être demandées par le service instructeur.
  • Sous-traitance : Si votre opération est en partie ou intégralement sous-traitée à un prestataire, vous devez joindre une copie de la convention de sous-traitance.
  • Contrat de crédit-bail : si des investissements de l’opération sont financés par un crédit-bail, vous devez transmettre une copie du contrat de crédit-bail.
  • Convention de mandat : si votre opération est confiée en partie ou en totalité à un mandataire, vous devez fournir une copie de la convention de mandat, si elle n’était pas jointe à la demande d’aide.

5. Marchés Publics

Si vous êtes un bénéficiaire public (un service de l’État, un établissement public de l’État, une collectivité territoriale, un établissement public local), un organisme de droit privé mandataire d’un organisme soumis au code des marchés publics ou un organisme qualifié de droit public par l’administration, votre opération doit respecter les règles de la commande publique telles qu’elles sont en vigueur au moment de la définition de votre besoin (ex : sollicitation de devis ou publication d’un appel d’offres) :

Date sollicitation initiale du prestataire retenuTexte de référenceArticles relatifs aux dispenses de publicité et de mise en concurrence
Entre le 1er septembre 2006 et le 31 mars 2016 
Entre le 1er avril 2016 et le 31 mars 2019
Après le 1er avril 2019

Dès la première demande de paiement, vous devez fournir :

    • le formulaire de confirmation du respect de la commande publique, complété et signé, s’il n’a pas déjà été transmis avec la demande d’aide
    • Une preuve de la mise en concurrence des prestataires, fournisseurs, entrepreneurs, etc. :
      • Pour les marchés inférieurs aux seuils de procédure, tout document démontrant la mise en concurrence (une copie des devis reçus pour une même dépense, une copie du courrier de demande de devis, un référentiel de prix, une note de traçabilité de l’achat…)
      • Pour les marchés en procédure adaptée ou formalisée, toutes les pièces relatives au marché et notamment une copie du rapport d’analyse des offres et/ou une copie des procès-verbaux des commissions d’appel d’offre.
    • Le cas échéant, une preuve de la publicité effectuée selon les modalités prévues par les textes en vigueur
    • Une preuve des notifications et de la forme écrite du marché : une copie de l’acte d’engagement signé, du bon de commande signé, du devis signé, etc.
    • Pour les marchés soumis au contrôle de légalité, aucune pièce n’est à transmettre. Il peut cependant être demandé au bénéficiaire un justificatif de transmission à la Préfecture du marché (ex : copie du courrier adressé à la Préfecture).

Pour plus d’informations :

renseignement des indicateurs

Lors de la demande de solde, vous devez obligatoirement renseigner les indicateurs :

    • Les indicateurs de réalisation qui permettent de vérifier si les actions sont réalisées et dans quelle mesure ;
    • Les indicateurs de résultat qui permettent de vérifier si le résultat immédiat d’une action, ou série d’actions, correspond aux résultats attendus.

Pour compléter cette rubrique, reportez-vous aux indicateurs que vous vous êtes engagés à renseigner dans le formulaire de demande d’aide.

Cette étape permettra de valoriser votre action et contribuera à apprécier l’impact du programme LEADER sur le territoire du Pays Chaunois, afin d’aider à la prise de décision pour son renouvellement et les éventuels ajustements qu’il nécessite.

Justificatifs de publicité communautaire