Demande préalable d'aide LEADER et notice d'informations

La présente notice réunit les informations nécessaires au montage de votre demande d'aide FEADER/LEADER. Elle vous sensibilise également sur les mesures à prendre pour s'assurer le versement de l'aide. Mais rassurez-vous, notre équipe vous accompagne tout au long de la constitution de votre dossier.

Pour enclencher votre demande d'aide LEADER, complétez d'abord notre demande préalable d'aide LEADER.

Formulaire de demande préalable d'aide LEADERTutoriel pas-à-pas demande préalable
Yannick HEDOU-BEILLARD Bleu

Yannick HEDOU-BEILLARD

Animateur GAL - 06 430 06 431

Pendant votre demande d’aide, il vous aide à vous inscrire dans la stratégie de développement, il vous explique les règles et procédures à respecter et vous oriente vers d’éventuels financeurs et/ou partenaires.

Christine BORGNE Bleu

Christine BORGNE

Gestionnaire GAL - 03 75 30 00 20

Après l’attribution de l’aide, elle vous aide à constituer vos demandes de paiement en vérifiant que votre dossier contient toutes les pièces nécessaires pour l’instruction.

1ère partie - Identification du demandeur

1. Enregistrement au répertoire SIRENE (n° de SIRET)

Pour les personnes morales, le numéro SIRET est obligatoire pour bénéficier d’une aide publique. Si vous ne disposez pas d’un numéro de SIRET, vous pouvez en solliciter la création auprès de la direction régionale de l’INSEE : en savoir plus.

A l’appui de votre demande de subvention, vous devez donc fournir un avis de situation daté de moins de 3 mois par rapport à la date de dépôt de votre demande d’aide. Ce document est directement téléchargeable sur le site : avis-situation-sirene.insee.fr.

2. Capacité du représentant légal à engager la responsabilité de la structure pour l'opération

La notion de représentant légal est une notion essentielle en matière de droit. Les pouvoirs publics, avant d’allouer une aide financière, doivent s’assurer que la personne physique qui signe la demande de subvention, a bien la capacité légale à engager la personne morale qu’elle représente.

La délégation de signature est un acte juridique par lequel une autorité administrative charge une autre autorité, qui lui est hiérarchiquement subordonnée, d’agir en son nom, dans un cas ou une série de cas déterminés. Une délégation de signature ne peut pas transférer l’ensemble des pouvoirs de l’autorité délégante au délégataire. L’acte portant délégation de signature doit donc préciser les attributions pour lesquelles cette délégation est accordée.

3. Responsable du projet

Vous devez identifier au sein de votre structure la personne référente pour le projet afin de faciliter le montage du dossier, le suivi et la gestion financière de l’opération. Il s’agit de l’interlocuteur privilégié de l’équipe LEADER.

4. Coordonnées bancaires

Il est indispensable que le GAL dispose du n° IBAN inscrit sur votre relevé d’identité bancaire afin de le relayer à l’Autorité de Gestion des Hauts-de-France. En cas de changement de compte bénéficiaire, veillez à l’en informer dès que possible en transmettant le nouveau RIB/IBAN.

2A/2B - Caractéristiques de votre projet

1. Type de projet

La nature matérielle (travaux, achat de matériel et équipement…), immatérielle (prestation intellectuelle, de service, animation, coordination…) ou mixte du projet peut influer sur les modalités de financement, notamment sur le montant maximal d’aides publiques mobilisables sur le projet. A partir du moment où vous présentez au moins une dépense d’un certain type, vous pouvez cocher la case : il est donc possible d’avoir coché les 4 cases du formulaire.

Il en est de même s’il s’agit d’une opération d’investissement, de fonctionnement ou mixte. Vous devez donc cocher ces éléments en fonction de la nature de votre opération. L’article L1111-10 du CGCT prévoit, sauf dérogation, que “toute collectivité ou tout groupement de collectivités, maître d’ouvrage d’une opération d’investissement, doit assurer une participation minimale au financement de ce projet fixée à 20 % du montant total des financements apportés par des personnes publiques à ce projet.”

2. Localisation du projet

Pour les projets d’investissement matériel, indiquez le lieu précis de l’investissement. Celui-ci doit être inclus dans le périmètre territorial du Pays Chaunois.

Pour les actions immatérielles, indiquez la commune de référence du projet : soit la commune de réalisation si le périmètre est communal, soit la commune du siège de la structure maître d’ouvrage.

Le code INSEE, disponible sur le site Internet insee.fr, est demandé pour le traitement statistique des données.

3. Présentation du projet

L’opération pour laquelle vous sollicitez un financement du FEADER peut s’inscrire dans un projet plus global, se décliner en actions, et se réaliseR dans une période définie. Pour permettre au service instructeur de mieux connaître votre projet, vous devez décrire le projet pour lequel vous sollicitez une aide (contexte, état des lieux, objectifs à atteindre, moyens dédiés). Cette description, ainsi que le rayonnement territorial du projet pourront être étayés dans le fiche de présentation et de sélection du projet qui complète la demande d’aide.

Pour les projets nécessitant des autorisations administratives particulières, celles-ci devront avoir été obtenues pour permettre l’instruction du dossier de demande de subvention (exception pour les permis de construire : l’arrêté de permis de construire ou autre autorisation d’urbanisme accordée n’est pas une pièce obligatoire au stade de l’instruction mais devra être obtenue avant l’engagement comptable et juridique du FEADER).

4. Territoire couvert par le projet

Il s’agit ici d’indiquer le rayonnement de l’opération à des fins de traitement statistique pour l’évaluation du programme. Cette information peut être étayée par tout document comme une liste des communes, une annexe cartographique, la dénomination du territoire – Pays, PNR, EPCI, etc. – mentionnée dans la présentation résumée du projet.

5. Calendrier Prévisionnel de réalisation

Le début du projet correspond à la date d’engagement des premières dépenses pour sa réalisation (signature d’un devis, bon de commande, contrat, etc.). Les dépenses engagées avant cette date seront écartées lors de l’instruction.

La date de fin de projet s’entend comme la date de fin effective de la réalisation du projet (fin d’un événement, inauguration d’une construction ou d’un équipement, lancement d’un produit, etc.). Il est recommandé d’anticiper autant que possible les éventuels retards ou contre-temps de réalisation. Après instruction du dossier, la date de fin de projet aura une valeur contractuelle : par conséquent, toute modification nécessitera la rédaction d’un avenant, sous réserve d’une décision favorable du Comité de Programmation.

Dans la décision d’attribution, il vous est accordé un délai – généralement de 6 mois après la date de fin de réalisation du projet – pour vous acquitter des dernières dépenses et formuler la demande de paiement de solde de l’aide LEADER.

2C - Les indicateurs de résultats

Tout projet implique la définition d’indicateurs de suivi et de pilotage. Ces indicateurs permettent de rendre compte de l’état d’avancement du projet et contribuent à la prise de décision en permettant de tirer des enseignements ou d’émettre des alertes. Le choix des indicateurs dépendent des objectifs du projets.

Les indicateurs de résultats permettent de mesurer l’impact immédiat et vérifiable de votre projet.

En sollicitant une aide financière du programme LEADER, votre projet doit répondre aux objectifs fixés par les acteurs locaux. Par conséquent, les indicateurs que vous définissez doivent permettre de rendre compte de l’état d’avancement du programme LEADER.

Vous devez donc, a minima, prévoir des indicateurs qui permettront de répondre à un ou plusieurs des indicateurs définis par le Pays Chaunois pour le programme LEADER (uniquement quand ils sont pertinents avec votre projet) :

    • Nombre de conventions de partenariats signées (dans le cadre du projet) ;
    • Nombre de bénéficiaires des actions financées ;
    • Nombre de réunions d’information ou de sensibilisation des acteurs du territoire ;
    • Nombre de services existants ayant élargi leur gamme de prestation ou s’appuyant sur de nouveaux outils ;
    • Nombre d’opérateurs de service impliqués et nature des opérateurs ;
    • Nombre de services créés non-existants sur le territoire ;
    • Nombre de services implantés sur les territoire les plus dépourvus ;
    • Fréquentation des opérations touristiques financées (événéments, parcours, etc.) ;
    • Mise en réseau des sites touristiques et de loisirs ;
    • Reconduction et régularité des événements financés ;
    • Type de public touchés par les opérations financées ;
    • Nombre et nature des supports de communication créés ;
    • Nombre de projets mettant en valeur le territoire ;
    • Nombre de publics impactés par les dispositifs de communication (fréquentation de sites Internet, documents/plaquettes distribuées, statistiques réseaux sociaux, etc.)

L’équipe LEADER du Pays Chaunois peut vous accompagner dans la définition des indicateurs de résultats, notamment pour s’assurer qu’ils puissent être renseignés. De manière générale, il est recommandé de définir quelques indicateurs, faciles à renseigner plutôt qu’une pléthore.

2D - Prise en compte des principes horizontaux de l'Union Européenne

La Stratégie de l’Union Européenne a pour objectif « une croissance “intelligente, durable et inclusive” ». Déclinée dans les règlements européens, ceux-ci posent trois principes dits « horizontaux » qui doivent être pris en compte par tous les projets soutenus par les fonds européens dans le cadre de la programmation 2014-2020.

Ceux-ci sont définis dans le Règlement (UE) N°1303/2013 du Parlement Européen et du Conseil du 17 décembre 2013 :

    • Égalité entre les hommes et les femmes (article 7) :  Les États membres et la Commission veillent à ce que l’égalité entre les hommes et les femmes et l’intégration de la perspective de genre soient prises en compte et favorisées tout au long de l’élaboration et de la mise en œuvre des programmes, y compris en ce qui concerne le suivi, l’établissement de rapports et l’évaluation.
    • Égalité des chances et non-discrimination (article 7) : Les États membres et la Commission prennent les mesures appropriées pour prévenir toute discrimination fondée sur le sexe, la race ou l’origine ethnique, la religion ou les convictions, le handicap, l’âge ou l’orientation sexuelle lors de l’élaboration et de la mise en œuvre des programmes. En particulier, l’accessibilité pour les personnes handicapées est prise en compte tout au long de la préparation et de la mise en œuvre des programmes.
    • Développement durable (article 8) : Les États membres et la Commission veillent à promouvoir les exigences en matière de protection environnementale, l’utilisation rationnelle des ressources, l’atténuation des changements climatiques et l’adaptation à ceux-ci, la biodiversité, la résilience face aux catastrophes ainsi que la prévention et la gestion des risques lors de l’élaboration et de la mise en œuvre des accords de partenariat et des programmes.

Lors de votre demande de subvention, il vous est demandé d’expliquer comment un ou plusieurs de ces principes horizontaux est pris en compte dans l’opération. Cela peut se faire de façon :

    • directe : il s’agit de l’objet même de votre projet ou de l’un de ses objets
    • indirecte : le principe ne se vérifie pas dans le projet financé, mais le contexte général et/ou votre structure (votre organisation interne) y contribuent.

2E - Publicité de la participation européenne

Si vous avez un site Internet, vous avez l’obligation réglementaire de décrire dans un article, une page ou une rubrique dédiée, votre projet en mettant en lumière le soutien de l’Union Européenne. Les logos doivent être visibles dès l’arrivée sur le site à la page d’accueil (si le site est dédié au projet) ou à la page de présentation sans avoir besoin de faire défiler la page pour pouvoir voir le logo : ce quel que soit le montant de votre aide.

Pour les investissements, les actions de communication sont proportionnelles au financement attribué et s’adaptent selon le type d’investissements soutenus :

    • Votre projet bénéficie de moins de 10.000 € de soutien public total ? Apposez un autocollant sur le matériel ou les installations financées dans un lieu visible du public.
    • Votre projet bénéficie d’un soutien public total compris entre 10.000 et 50.000 € ? Apposez de façon permanente une affiche de format A3 dans un lieu aisément visible du public.
    • Votre projet bénéficie d’un soutien public total compris entre 50.000 et 500.000 € ? Affichez un panneau temporaire de dimension importante pendant la durée des travaux et apposez de façon permanente une plaque explicative au format A2 dans un lieu aisément visible du public, au plus tard 3 mois après la fin des travaux.

Le GAL du Pays Chaunois met à votre disposition des modèles d’affiches et de plaques, des autocollants, des affiches plastifiées et des bâches pour événementiels.

Pour les dépenses immatérielles :

    • Dans le cas de publications (étude, rapport, document de communication, création d’un site web, etc) vous devez indiquer clairement sur la page de titre, la participation du FEADER avec la présence des logos.
    • Lors de l’organisation de manifestations (conférences, séminaires, foires, expositions, concours), les organisateurs doivent faire état de la participation du FEADER sur le lieu de la manifestation et sur les documents présentés.
    • Dans le cas des formations, vous devez effectuer la publicité sur les documents diffusés pour les actions dont le montant total éligible est inférieur à 50 000 euros, et apposer en plus une plaque dans le hall d’accueil ou à l’extérieur du centre de formation pour les actions dont le montant total éligible est supérieur ou égal à 50 000 euros.
    • Dans tous les cas, vous devez apposer le logo de l’Europe sur tout document ou support de communication (courrier, brochure d’information, diaporama). Ces obligations s’appliquent aussi aux publications par voie électronique. C’est notamment le cas lorsque des LEADER contribue au financement d’un poste : vous devez apposer une plaque explicative, visible du public.

3A - Dépenses prévisionnelles

1. Principes généraux d'éligibilité des dépenses

Les dépenses sont éligibles si :

    • Elles respectent les dispositions prévues dans les fiches-actions LEADER ;
    • Elles sont liées à l’opération éligible ;
    • Elles sont justifiées par le bénéficiaire (voir modalités détaillées ci-après) ;
    • Elles sont prévues dans l’acte juridique attributif de l’aide européenne ;
    • Elles sont acquittées durant la période d’éligibilité des dépenses retenue dans l’acte juridique attributif de l’aide européenne ;
    • Elles sont supportées par le bénéficiaire ;
    • Les règlementations européennes et nationales relatives à la commande publique, aux aides d’État et à l’environnement, applicables le cas échéant aux opérations et aux bénéficiaires, sont respectées.

Dans le formulaire, il vous est demandé d’inscrire le total des dépenses prévisionnelles en rapportant le montant figurant dans les annexes. A défaut, pour le dépôt initial de votre demande d’aide, vous pouvez communiquer une estimation : une réédition du formulaire permettra d’actualiser les montants sur la base des justificatifs fournis.

Les projets déposés ne doivent pas dépasser un un coût total éligible de 3 millions d’euros.

Annexe 1 - Dépenses prévisionnelles sur devis

Le service instructeur régional doit pouvoir s’assurer du caractère raisonnable des coûts, autrement dit que les montants présentés ne sont pas excessifs par rapport aux prix habituellement pratiqués. Pour cela, le service instructeur doit pouvoir s’appuyer sur des éléments concrets et probants tels que des devis, des études comparatives, etc. Le caractère raisonnable des coûts est apprécié au regard du montant, de la quantité et de la qualité des produits et prestations.

Pour cela, il est demandé de fournir :
    • Un seul devis ou pièce équivalente pour toute dépense inférieure à 1 000 € HT ;
    • Au moins 2 devis pour toute dépense comprise entre 1 000€ HT et 90 000 € HT ;
    • Au moins 3 devis pour toute dépense supérieure à 90 000 € HT.

Les seuils sont à considérer par dépense prévue sur le projet, avant application de toute règle de plafonnement ou de proratisation.

Afin de justifier de la bonne mise en concurrence des fournisseurs, les devis doivent dater d’avant la date effective de la réalisation de ladite dépense.

Dans tous les cas, les dépenses doivent être présentées en HT.

Dans le cas où la dépense n’est présentée que partiellement, selon une clé de proratisation déterminée et expliquée (cas d’une éligibilité géographique partielle par exemple), inscrire par dépense le taux de proratisation appliqué et les montants proratisés, dans le tableau 2 « dépenses sur devis proratisées ». Dans tous les cas, il faudra présenter autant de devis que nécessaire au regard du montant global du devis présenté.

Les maîtres d’ouvrage publics et organismes qualifiés de droit public sont tenus de respecter la réglementation nationale relative au droit de la commande publique (voir points de vigilance ci-dessous et annexe relative au respect du droit de la commande publique).

Les devis présentés doivent permettre d’identifier le prestataire, la date de réalisation du devis et le montant des dépenses. Les devis doivent donc être le plus détaillés possibles et permettre une bonne comparaison des prestataires. Dans la mesure du possible, il est recommandé d’exiger le même niveau de formalisme sur les devis que ce qui sera demandé pour les factures :

    • N° de devis
    • Date d’émission
    • Désignation du fournisseur (raison sociale, adresse, n° de SIRET et de TVA intracommunautaire le cas échéant)
    • Désignation du bénéficiaire, à savoir vous (raison sociale et adresse)
    • Désignation et quantité des produits ou services (exprimées en unité de produits, poids, volume, taux horaire selon les usages de la profession ou de l’entreprise). Une désignation précise des produits ou services permet d’établir le lien entre la dépense présentée et l’opération ayant fait l’objet d’un accord de subvention : sans ces précisions, le Service Instructeur rencontrerait des difficultés pour rattacher la dépense à votre projet.
    • Prix unitaire Hors Taxes (HT) des produits ou services : il s’agit du prix unitaire tel qu’il résulte du tarif du fournisseur ou du prestataire sans tenir compte des réductions accordées
    • Taux de la TVA : celui-ci doit être indiqué par produit ou par service dans la mesure où il est susceptible de varier d’un produit / service à l’autre. Dans le cas d’une exonération de la TVA, la mention « TVA non applicable, art.293B du Code général des Impôts » doit impérativement être précisée.
    • Présence des sommes dues : le montant total hors taxes, le montant de la TVA et le montant total TTC par taux d’imposition doivent figurer sur la facture
    • Réduction des prix : rabais, remises et ristournes

Le Service Instructeur Régional est susceptible de vous demander des justifications pour expliquer l’existence de deux devis pour des dépenses similaires auprès d’un même fournisseur.

Si les dépenses seront réalisées en une seule fois, il faut donc présenter soit un devis unique, soit réunir les différents devis ensemble. Si ces dépenses, une fois cumulées, dépassent 1000 € HT, il sera nécessaire de présenter un ou 2 devis comparatifs.

Les devis peuvent présenter les dépenses qui ne sont pas en lien avec le projet, auquel cas vous devez surligner les dépenses qui concernent le projet.

Par ailleurs, vous pouvez faire apparaître des dépenses qui ne concernent que partiellement le projet (ex : une location de matériel pour 1 semaine qui ne sera dédiée au projet que pour 2 jours). Dans ce cas, vous devez préciser une clé de proratisation, la dépense sera inscrite après son taux de proratisation dans le tableau 2 de l’annexe consacrée aux devis proratisés. Dans ce cas, si la dépense avant proratisation est supérieure ou égale à 1 000 € HT, il faudra impérativement fournir un devis comparatif même si, après proratisation, le montant de la dépense est inférieur.

Les devis servant à s’assurer du caractère raisonnable des coûts, il n’est pas nécessaire qu’ils soient au nom de la structure porteuse du projet. Cependant, un devis qui vous est adressé nominativement engage le prestataire à respecter l’offre commerciale (sous réserve de délais de validité).

Ce sont les factures qui doivent obligatoirement être au nom de la structure porteuse : à défaut, elles seront écartées lors de l’instruction de la demande de paiement.

Dans la mesure du possible, il est recommandé de présenter un devis. A défaut, et sous condition que l’on puisse identifier le prestataire, la date de validité et le montant HT, vous pouvez présenter :

    • des extraits de catalogues ;
    • des captures d’écrans de paniers Internet daté ;
    • des propositions commerciales par mail ou par courrier ;
    • d’anciennes factures, de moins d’un an.

Dans le cas où vous ne souhaiteriez pas retenir le devis le moins cher, tant qu’il y a eu mise en concurrence, vous restez libres dans le choix de votre prestataire / fournisseur. Cependant, lors du calcul de la subvention, le Service Instructeur Régional retiendra, au maximum, le montant du devis le moins cher majoré de 15 %. Il vous sera demandé d’expliquer votre choix.

Par exemple : Sur deux devis, le moins cher est à 1 000 € HT. Si vous préférez retenir le deuxième devis, plus cher, le service instructeur n’interviendra qu’à hauteur maximale de 1 150 € HT.

    • Si le deuxième devis est de 1 100 € HT, la dépense retenue sera donc de 1 100 € HT
    • Si le deuxième devis est de 1 200 € HT, la dépense retenue sera donc de 1 150 € HT

Dans certains cas, il est difficile voire impossible de fournir des devis comparables :

    • soit la nature exceptionnelle de la dépense ne permet pas de trouver un fournisseur en mesure d’établir un devis comparable (ex : prestation artistique, droits d’exclusivité du prestataire, urgence impérieuse, etc.) : dans ce cas, vous devez présenter un argumentaire justifiant l’absence de devis comparable et, le cas échéant, des preuves d’exclusivité de la part du prestataire.
    • soit les prestataires n’ont pas répondu à vos sollicitations : dans l’absolu, il faut essayer d’obtenir un devis ou, à défaut, un refus de la part du prestataire sollicité. Vous devrez présenter et archiver les preuves de sollicitations et de relance écrites (mails ou courriers), afin de justifier qu’il y a bien eu, de votre part, volonté de mettre en concurrence.

Dans tous les cas, l’absence de devis comparable doit être exceptionnelle et dûment justifiée : le Service Instructeur Régional est susceptible d’écarter toute dépense insuffisamment justifiée.

Annexe 2 - Frais salariaux prévisionnels supportés

Les frais de personnel, supportés par le maître d’ouvrage, dédiés à la réalisation de l’opération sont éligibles.
 
    • Indiquer la nature de l’intervention prévue (animation, suivi administratif, communication…)
    • Si l’identification de l’intervenant n’est pas connue, indiquer son niveau de qualification (ingénieur, technicien, agent administratif …)
    • Vous devez indiquer le nombre d’heures travaillées par an attesté par un document probant (protocole d’accord, convention collective, délibération, contrat de travail…). A défaut, le nombre d’heures payées sera pris en référence, soit 1607h pour un temps plein (voir annexe relative à la méthode de détermination du nombre d’heures théoriques travaillées par an)
    • Les coûts salariaux sont estimés par agent intervenant sur l’opération et par année civile (renseigner 1 ligne par agent et par année civile)
    • La période de base peut être inférieure à 12 mois. Elle est déterminée en fonction de la période d’exécution de l’opération. Dans ce cas, précisez les mois concernés (ex: de mars à août)
    • Les frais salariaux liés à l’opération sont calculés à partir du coût horaire déterminé sur la période de base et du nombre d’heures prévisionnel consacré à l’opération.

Les frais salariaux incluent les salaires bruts, les gratifications (ex : stagiaires), les charges liées (taxes individualisées, charges sociales), les traitements accessoires et avantages divers prévus dans les conventions et accords collectifs, contrats de travail, conventions de stage et identifiés dans les justificatifs de dépense. Une marge d’augmentation prévisionnelle des salaires est acceptée dans la limite de 3% par an.

Ces frais sont calculés au prorata du temps consacré à l’opération et justifié. Pour les personnes à temps partiel sur l’opération, un récapitulatif de temps passé sur la période d’exécution de l’opération, daté et signé du salarié et du représentant légal de la structure sera requis au paiement.

Les emplois aidés (type CAE- CUI, emploi tremplin…) ne sont pas éligibles s’ils sont gagés sur du FSE (Fonds Social Européen). Si ce n’est pas le cas, seule la part non subventionnée sera éligible.

Les aides publiques versées sur ces emplois ne seront donc pas incluses dans le plan de financement de l’opération.

Les frais d’interim sont éligibles mais ils sont à intégrer aux dépenses sur devis, donnant lieu à facture. Ces dépenses seront rattachées à l’Annexe 1 et non à l’Annexe 2.

Les frais de personnel externalisés sont éligibles s’ils sont directement liés à l’opération. Le bénéficiaire s’assure que le sous-traitant s’engage à fournir, à la demande de l’Autorité de gestion, des organismes d’audit et de contrôle, toutes les informations nécessaires concernant les activités de sous-traitance liées à l’opération.

Les frais de structure / coûts indirects de fonctionnement de la structure (eau, électricité, téléphonie, informatique, location et entretien de locaux, dépenses liées au parc de véhicules) sont inéligibles.

Les contributions volontaires en nature (en travail, en biens, en services) sont inéligibles.

Annexe 3 - Autres frais supportés par le demandeur

Les frais professionnels sont soit retenus sur la base d’un coût réel, soit sur la base de l’application d’un forfait.

Les dépenses prévisionnelles présentées dans cette annexe seront justifiées sur la base de notes de frais pour le paiement, dans le cas où le projet aura été retenu pour une aide FEADER.

Indiquer la nature de la dépense envisagée ainsi que les pièces justifiant le forfait appliqué (barème de la fonction publique, barème fiscal, ou barème propre à la structure).

3B - Calendrier prévisionnel des dépenses

Inscrire les dépenses prévisionnelles totales présentées par année civile, selon le calendrier prévisionnel de facturation.

3C - Ressources prévisionnelles du projet

1. Identification des ressources

Vous indiquerez ici l’ensemble des contributeurs financiers à la réalisation de votre projet, publics et privés (financeurs et montants sollicités ou obtenus et date d’obtention le cas échéant). Le montant global des recettes prévisionnelles doit également y être intégré.

Vous indiquerez également le montant de l’autofinancement mobilisé sur le projet, dans le respect de la réglementation nationale et des règles d’intervention des financeurs.

Le budget prévisionnel de l’opération doit être équilibré en dépenses présentées et en ressources. Ainsi, les ressources déclarées doivent être proratisées le cas échéant pour correspondre aux ressources affectées aux dépenses présentées dans la demande de subvention FEADER.

3. Règles d'intervention du FEADER

Le FEADER ne peut intervenir qu’en contrepartie d’une aide publique nationale (Etat, collectivité territoriale, établissement public, autofinancement des maîtres d’ouvrage publics et OQDP…).

Les modalités d’intervention précises sont indiquées dans l’annexe relative au plan d’actions du GAL. Néanmoins, la réglementation relative aux obligations d’autofinancement des maîtres d’ouvrage publics peut imposer des conditions de financement plus restrictives que celles définies par le GAL.

3. Autres cadres réglementaires pris en compte dans l'élaboration du plan de financement de votre projet

Article L.1111-10 du Code Général des Collectivités Territoriales impose une participation minimale de 20% au financement du projet pour toutes les collectivités territoriales ou leurs groupements lorsqu’ils sont maîtres d’ouvrage d’une opération d’investissement.

Loi MAPTAM du 27 janvier 2014 imposant une participation de la collectivité territoriale ou du groupement, maître d’ouvrage, à hauteur de 30% pour les projets s’inscrivant dans le champ des compétences partagées.

4. Annexe 4 - Recettes prévisionnelles

Un projet générateur de recettes nettes est une opération pour laquelle les revenus escomptés sont plus élevés que les coûts d’exploitations prévisionnels. Les recettes générées par le projet peuvent consister en des ventes, des locations, des services, des droits d’inscription ou d’autres ressources équivalentes générées par l’opération (hors recettes directement liées à l’activité économique exercée).

Lorsqu’un projet génère des recettes nettes, celles-ci doivent normalement être prises en compte dans le plan de financement en étant déduites de l’assiette de calcul de l’aide versée. Cependant, il existe de nombreuses dérogations, notamment :

    • si le projet génère des recettes uniquement pendant la période de réalisation (ex : événementiel) et que le montant total des dépenses éligibles et retenues est inférieur à 100.000 € ;
    • si le projet génère des recettes pendant la période de réalisation et au-delà (ex : bâtiment destiné à la location) et que le montant total des dépenses éligibles et retenues est inférieur à 1.000.000 €.

Dans la plupart des cas, les projets qui sollicitent une aide LEADER ne sont pas concernés par la prise en compte des recettes. Si nécessaire, ce sont l’équipe technique LEADER ou le Service Instructeur Régional qui vous informerons sur les modalités de déclaration des recettes.

4A - Les engagements du demandeur

Les règlements européens imposent aux Etats-membres certaines obligations pour le versement des aides de l’Union européenne.

En conséquence, le porteur de projet bénéficiaire de l’aide attribuée partiellement ou en totalité doit s’engager, sauf renonciation expresse à cette aide, à respecter les obligations mentionnées sur la page 7 de la demande de subvention signée par le représentant légal de la structure demandeuse.

L’ensemble de ces obligations sera repris dans la décision attributive de l’aide européenne, document juridiquement opposable.

En cas de changement de propriété des investissements matériels acquis dans le cadre du projet dans les 5 ans à compter du paiement final de l’aide, le bénéficiaire est tenu d’en informer l’administration afin d’assurer une reprise de ces engagements par le nouveau propriétaire par voie de décision modificative.

5 - Respect de la commande public pour les porteurs publics et OQDP

1. Porteurs publics et Organisames qualifiés de droit public (OQDP)

Tous les porteurs de projet publics demandant une subvention FEADER, quels que soient la nature et le montant des dépenses présentées, devront respecter les principes de la commande publique, à savoir :

    • la liberté d’accès à la commande publique ;
    • l’égalité de traitement des candidats ;
    • la transparence des procédures.

Ces principes permettent d’assurer l’efficacité et la bonne utilisation des deniers publics. La bonne application de ces principes implique une définition préalable des besoins, le respect des règles de publicité et de mise en concurrence et le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse.

De facto, toutes les structures publiques (collectivités, établissement public, etc.) doivent obligatoirement respecter les principes de la commande publique.

Cependant, un organisme privé (ex : une association) peut être considéré, après analyse, comme un Organisme Qualifié de Droit Public (OQDP), et être ainsi soumis aux règles de la commande publique selon la directive européenne 2014/24. Pour cela, il doit répondre aux 3 conditions suivantes :

    1. La structure a été créée pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général ayant un caractère autre qu’industriel et commercial ;
    2. La structure est dotée de la personnalité juridique ;
    3. La structure est :
      • soit financée majoritairement par des fonds publics ;
      • soit ayant une gestion contrôlée par une autorité publique ;
      • soit réunissant au sein de son organe d’administration, de direction ou de surveillance plus de la moitié de membres désignés par un pouvoir adjudicateur.

Cette analyse est réalisée systématiquement par le Service Instructeur Régional pour l’ensemble des porteurs de projets privés, à partir des documents suivants :

    • les statuts de la structure ;
    • les 3 derniers exercices comptables au moins ;
    • la liste des membres de son organe d’administration précisant en quelle qualité siège chacun des membres.

Si votre structure est reconnue comme OQDP, vous en serez notifié par courrier. Dès lors, l’équipe technique LEADER vous accompagne pour aider à veiller au respect des principes de la commande publique : la plupart du temps, la fourniture des devis en bonne et due forme suffit à se mettre en conformité.

En contrepartie, les OQDP peuvent mobiliser des fonds LEADER grâce à leur autofinancement, sans nécessairement avoir besoin de mobiliser d’autres fonds publics.

2. Les procédures de Marchés Publics

Les opérations présentées par des structures publiques ou des OQDP doivent respecter les règles de la commande publique telles qu’elles sont en vigueur au moment de la définition du besoin (ex : sollicitation de devis ou publication d’un appel d’offres) :

Date sollicitation initiale du prestataire retenu Texte de référence Articles relatifs aux dispenses de publicité et de mise en concurrence
Entre le 1er septembre 2006 et le 31 mars 2016  
Entre le 1er avril 2016 et le 31 mars 2019
Après le 1er avril 2019

Dès la première demande de paiement, vous devrez fournir :

    • le formulaire de confirmation du respect de la commande publique, complété et signé, s’il n’a pas déjà été transmis avec la demande d’aide
    • Une preuve de la mise en concurrence des prestataires, fournisseurs, entrepreneurs, etc. :
      • Pour les marchés inférieurs aux seuils de procédure, tout document démontrant la mise en concurrence (une copie des devis reçus pour une même dépense, une copie du courrier de demande de devis, un référentiel de prix, une note de traçabilité de l’achat…)
      • Pour les marchés en procédure adaptée ou formalisée, toutes les pièces relatives au marché et notamment une copie du rapport d’analyse des offres et/ou une copie des procès-verbaux des commissions d’appel d’offre.
    • Le cas échéant, une preuve de la publicité effectuée selon les modalités prévues par les textes en vigueur
    • Une preuve des notifications et de la forme écrite du marché : une copie de l’acte d’engagement signé, du bon de commande signé, du devis signé, etc.
    • Pour les marchés soumis au contrôle de légalité, aucune pièce n’est à transmettre. Il peut cependant être demandé au bénéficiaire un justificatif de transmission à la Préfecture du marché (ex : copie du courrier adressé à la Préfecture).

Pour plus d’informations :